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   常見問題
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Q:
公文管理系統的設定及安裝作業。104/09/03
A:
一、相容性檢視設定的網站中新增「tku.edu.tw」。
1.點選IE功能列的「工具」,點選「相容性檢視設定」,若「工具」中無「相容性檢視設定」時,在上方網址灰色處按滑鼠右鍵,點選「功能表列」。
2.在「相容性檢視設定」視窗中,確認「已新增至[相容性檢視設定]的網站」是否有「tku.edu.tw」或「http://tku.edu.tw」。
2.1)無時,請在「新增此網站」處輸入「tku.edu.tw」,點選「新增」。
2.2)無法新增時,請輸入「http://tku.edu.tw」,點選「新增」。
2.3)確定「已新增至[相容性檢視設定]的網站」中有「tku.edu.tw」或「http://tku.edu.tw」,點選「關閉」。
二、勾選相容性檢視,IE11之前版本才有相容性檢視。
點選IE功能列的「工具」,若「相容性檢視」前方沒有勾勾,請點選「相容性檢視」。
三、設定信任的網站。
1.點選IE功能列的「工具」,點選「網際網路選項」,點選「安全性」,點選「信任的網站」,點選「網站」。
2.勾選「此區域內的所有網站需要伺服器驗證(https:)」,「將這個網站新增到區域」輸入:https://od.tku.edu.tw,點選「新增」,確認網站中有https://od.tku.edu.tw。
3.取消勾選「此區域內的所有網站需要伺服器驗證(https:)」,「將這個網站新增到區域」輸入:http://od.tku.edu.tw,點選「新增」,確認網站中有http://od.tku.edu.tw。
4.點選「確定」。
四、ActiveX控制項與外掛程式全設成「啟用」。
1.點選IE工具列的「工具」,點選「網際網路選項」,點選「安全性」,點選「信任的網站」,點選「預設等級」,左邊的「此區域允許的等級:全部」拉至最低。
2.點選「自訂等級」,重設為設成「低」,點選「重設」,出現「你確定要變更此區域的設定嗎?」,點選「是」。
3.安全性設定中,「ActiveX控制項與外掛程式」分類中的細項全設成「啟用」,點選「確定」,出現「你確定要變更此區域的設定嗎?」,點選「是」。
4.點選「套用」,點選「確定」,關閉所有IE,再開IE。
五、系統安裝。
1. 連至學校首頁,點選「職員」,點選「OD公文管理系統」,執行系統安裝。
2.出現「裝置未就緒」訊息時,請檢查電腦是否有C磁碟,若無時,請安插USB隨身碟並設成C碟或硬碟分割出C碟再安裝。
3.出現「執行階段錯誤5,程序呼叫或引數不正確」訊息之處理方法。
3.1)重新安裝。
3.2)出現「公文管理系統」視窗,「歡迎使用公文管理系統,是否進行第一次系統元件安裝?….」訊息時點選「否」。
3.3)出現「網頁訊息」視窗,「請確認憑證是否插入讀卡機中﹗….」訊息時點選「取消」。
3.4)公文管理系統登入畫面,點選「公文製作軟體下載」的「下載」。
3.5)出現「檔案下載-安全性警告」視窗,「是否要執行或儲存這個檔案?名稱:WebEditor.exe…」訊息時點選「儲存」。
3.6)出現「另存新檔」視窗,修改儲存路徑,點選「儲存」。
3.7)儲存路徑上點選WebEditor.exe,執行安裝。
4.一直停留在「淡江公文製作完整安裝程式」畫面,無法繼續安裝,請改在安全模式下安裝或關機重開後刪掉39碼條碼宇型檔,再安裝公文系統。
5.出現「Not Supported this Culture language」訊息時之處理方法。
5.1)設定電腦的地區設定。
5.1.1)XP:
5.1.1.1)點選「控制台」,點選「日期、時間、語言和區域選項」,點選「地區及語言選項」。
5.1.1.2)「地區選項」頁籤的「選擇一個項目來符合它的喜好設定。若要選擇您自己的格式,請按自訂」項目設為「中文(台灣)」,點選「套用」,點選「確定」。
5.1.2)Win7:
5.1.2.1)點選「控制台」,點選「時鐘、語言和區域」,點選「地區及語言」。
5.1.2.2)「格式」頁籤的「格式」項目設為「中文(繁體,台灣)」,點選「套用」,點選「確定」。
5.2)調整瀏覽器的語言設定。
5.2.1)點選IE功能列的「工具」,點選「網際網路選項」。
5.2.2)點選「語言」,在語言喜好設定中,請將「中文(台灣)[zh-tw]」移至最上方,點選「確定」。
六、個人電腦安裝憑證IC卡讀卡機及相關的驅動程式,請參考您使用的IC卡讀卡機的安裝說明書。
七、安裝自然人憑證IC卡加密服務供應者驅動程式。
1.請連至「內政部憑證管理中心」(http://moica.nat.gov.tw)。
2.點選左邊「忘記PIN碼/鎖卡解碼」。
3.點選右邊操作說明中的「HiCOS卡片管理工具」執行安裝。
4.安裝完成後必須重新開機。
八、登入公文系統可能遇到的問題。
1.出現「歡迎使用公文管理系統,是否進行第一次系統元件安裝?….」訊息時點選「是」。
2.出現「歡迎使用管理系統,第一次使用前請將本網站加入安全性網站…」訊息時請改用IE32位元登入系統。
3.出現「找不到網頁或網頁被移除」訊息時請調整瀏覽器的語言設定為「中文(台灣)[zh-tw]」。
4.出現「VBScript:警告訊息」視窗,左上角出現「淡江大學暨請假系統」-Microsoft Internet Explorer」或網頁無法顯示時請移除Toolbar。
5.出現「這個網頁想要執行下列附加元件:來自GSS(未驗證的發行者)的Update.ocx」訊息時請點選「允許」,點選「允許所有網站」。
6. 出現「這個網頁想要執行下列附加元件:來自資通電腦股份有限公司(未驗證的發行者)的Atxclient Module Release on …」訊息時請點選「允許」,點選「允許所有網站」。
7. 出現「這個網頁想要執行下列附加元件:來自Microsoft Corporation 的Microsoft HTML檢視器」訊息時請點選「允許」,點選「允許所有網站」。
8. 出現「這個網頁想要執行下列附加元件:來自Adobe SystemsIncorporated的Flashruntime」訊息時請執行安裝。
9.出現Adobe軟體授權合約訊息時請點選「接受」。
10.出現計分簿EXECL端作業訊息時請移除「計分簿EXECL端作業」及重新安裝計分簿。
11. 登入過公文系統,必須關機重開才可以再次登入公文系統時,安全性設定請加入https://od.tku.edu.tw。
12.出現「下載資源指定失敗」訊息時,請重新開機,再登入系統。
13.WIN8登入OD時,出現404錯誤碼時,請勾選「不要讓網路存取我的語言清單。請改用我的日期、時間與數字格式設定的語言」。
13.1)點選IE工具列的「工具」,點選「網際網路選項」,點選「一般」中的「語言」。
13.2)點選「設定語言喜好選項」,點選「進階設定」。
13.3)「適用於網路內容的語言」項中,勾選「不要讓網路存取我的語言清單。請改用我的日期、時間與數字格式設定的語言」,點選「儲存」。
九、設定即時更新網頁畫面。
1.點選IE功能列的「工具」,點選「網際網路選項」。
2.「一般」頁籤,點選「瀏覽歷程記錄」的「刪除」,勾選「Cookie」,點選「刪除」。
3.「一般」頁籤,點選「瀏覽歷程記錄」的「設定」,「檢查儲存的畫面是否有較新的版本」項選取「每次造訪網頁時」,點選二次「確定」。
4.關掉所有已開啟的IE,再重新登入系統。
十、相容性檢視設定在IE關閉後設定會消失時請重設IE。
1.點選IE功能列的「工具」,點選「網際網路選項」,點選「進階」,點選下方「重設」。
2.出現「重設Internet Explorer設定」視窗,點選「重設」。
3.點選「關閉」,點選「確定」。
4.關閉所有IE,重開IE。
5.設定重設。
 
Q:
附件相關作業。104/08/10
A:
一、文號作業。
1.無紙本附件時,請不要點選「手動取號」,由系統自動給文號,文由登記桌送出單位,系統自動加上文號,若文在單位內決行,單位主管點選決行鈕後會自動產生文號。
2.有紙本附件時,請點選「手動取號」,取得文號,再列印紙本附件封面,方便辦文者辨識紙本與何公文配對。
二、新增、刪除或修改附件相關作業。
1.附件個數不限,每一個附加檔不可超過4MB,但公文受文單位如屬電子交換時,所有要寄送的附件電子檔大小合計不可超過2MB。
2.縮小檔案方去。
2.1)若檔案是掃瞄的文件,請調降掃瞄器的解析度。
2.2)圖片檔可使用PhotoImpact軟體縮小檔案。
2.3)使用Adobe Acrobat Pro(校園授權軟體)縮小PDF檔案或切割PDF檔案。
3.附件大小未超過4MB,無法新增附件時,ActiveX控制項與外掛程式全設成「啟用」。
4.出現「附件數量請輸入數字(不包含小數點)」訊息時,請修改字元為半形,再新增附件。
5.引用舊文當附件方法。
5.1)「引用」是指引用之前或別人所上過且已決行的文,做為此文之依據或沿例行事。
5.2)要引用的公文若非本人承辦,必須先完成調卷申請程序,才可引用。
5.3)公文製作時引用舊文,引用後目前無法刪除,在附件資訊中的引用附件才可以刪除。
5.4)引用的步驟為:點選「附件」,點選「引用」,點選「公文查詢」,輸入查詢條作,點選「查詢」,找到文,選取公文,文變橘色,點選「引用」。
5.5)引用調卷申請過來之文呈為附件,此附件在新文中無使用期限。
6.列印的簽或會議紀錄陳閱單當做其他公文的紙本附件時,紙本簽或會議紀錄陳閱單請加蓋「單位章」。
7.附加附件條件選「發文後退回指定單位」,單位選擇非創文單位時,系統不會註明退回那一個單位,但系統內會儲存相關設定,下方「附件註記」欄出現「發文後須退回承辦單位」,不是指定的單位名稱。
8.草稿中,無法刪除附件時,請點選「取消新增」,就可刪除附件,但刪除某附件後,再新增附件,附件無法按照之前的排序,若要按照之前的排序,請勾選附件,點選「修改」,點選「瀏覽」,點選電腦中的附件檔案,若有修改附件說明,附件名稱會修改,點選「存檔」。
9.公文待辦事項中,修改附件內容,附件位置不更動的作法:
9.1)開啟附件,記住檔名,也可修改檔名,點選另存新檔。
9.2)修改檔案內容後存檔。
9.3)回公文系統,點選附件資訊的附件,點選「修改」。
9.4)在「附件—網頁對話」視窗中,點選「瀏覽」,點選修改過的附件檔案,若有修改附件說明,附件名稱會修改,點選「存檔」。
9.5)無法存回系統時請新增tku.edu.tw至相容性檢視的網站中及勾選「每次造訪網頁時」。
10.簽中附件註記「隨稿歸檔、隨文寄發」只是註記。
11.簽稿並陳後,未送出前,簽稿的附件會同時顯示在一起。
12.代理秘書無法刪掉附件,可以請一級主管刪或退文回創文單位,由創文單位主管刪掉附件。
13.有紙本附件,但附件資訊內容和實際的狀況不符時請主管或秘書將公文紙本附件修改再存檔。
14.附件新增、刪除及修改之權限:
14.1)文的流程中,除了登記桌外,其他人員皆可新增附件。
14.2)新增附件者的單位主管、秘書及新增附件者皆可刪除及修改新增之附件。
14.3)會辦單位不可刪除或修改其他單位加入的附件,若要刪除其他單位的附件,請退文或用取消簽收及取消送出方法回附加附件單位。
15.總收文紙本附件抽存作業注意。
15.1)總收文帶有紙本附件,當承會辦人員欲留下紙本附件時,請依下列程序處理:
15.1.1)在「簽註意見」欄內填寫「XX附件已抽存…」等相關文字。
15.1.2)修改紙本附件的「附件數量/單位」資料等於「剩餘附件數」。
15.1.3)當「剩餘附件數」等於0且人員為「會辦人員或代理人」時,系統會出現「當附件皆被抽存時,系統會自動刪除此附件﹗」訊息(應屬系統瑕疵,需要改善),此時先不理會此訊息,按「確定」並完成附件抽存作業。
15.1.4)建議:會辦人員可以新增附件方式人工補回「紙本附件」圖示(件數仍然設為0件),補回時注意「附件說明文字」要與原外來文一致或另提醒承辦單位補回。
15.1.5)依正常程序將公文處理送出。
15.2)總收文原來帶有紙本附件,且經承會辦人員進行抽存作業,承辦單位送文書組歸檔前,必須要確認:
15.2.1)附件資訊區內的「紙本附件圖示」是否存在?若圖示不存在,承辦單位人員在送文書組歸檔前,須自行新增「紙本附件」將之復原。
15.2.2)「附件數量/單位」是否正確?若全數抽存,數量應等於0。
15.2.3)附件說明文字,是否與總收文來文時相同?
16.總收文,無紙本附件,公文待辦事項中紙本欄卻顯示勾勾是因承辦人要求刪除函復之本文,在刪除本文前未先將本文的「紙本附件」刪除就直接刪除「本文」會造成主檔與實際狀況不一致,所以請承辦人要求刪除本文前,若有紙本附件時必須要先刪除紙本附件,再要求刪除函復之本文。
三、紙本附件封面相關作業。
1.列印紙本附件封面方法:
1.1)文在草稿中,先「手動取號」,新增附件完成,點選「附件封面」,若存檔離開過草稿,點選「附件」,點選「放棄新增」,才可點選「附件封面」。
1.2)文已有文號,文在待辦事項中,點選附件欄「迴紋針」,進入附件的畫面,點選「附件封面」。
1.3)無文號,文從登記桌送出,系統自動加入文號,點選「查詢作業」,點選「簽辦查詢」,點選「取消送出」,文回登記桌待辦事項中,點選附件欄「廻紋針」,點選「列印附件封面」。
2.點選放棄新增,畫面一片空白時,請移除Adobe程式,重新安裝Adobe程式。
3.點選「附件封面」不會顯示紙本封面畫面時,請檢查是否有Toolbar,若有,請移除Toolbar,若無Toolbar,請於安全模式下重新安裝公文製作軟體。
4.點列印紙本附件封面會資料處理中,然後畫面就沒有了之處理方法。
4.1)點選IE工具列的「工具」,點選「網際網路選項」,點選「安全性」,點選「信任的網站」,點選「自訂等級」。
4.2)「安全性設定-信任的網站區域」對話方塊中,捲動到「下載」區段中的「自動提示下載檔案」設定,點選「啟用」,點選二次「確定」。
5.列印紙本封面時,封面內容顯示舊的內容時之處理方法。
5.1)點選IE功能列的「工具」,點選「網際網路選項」。
5.2)「一般」頁籤,點選「瀏覽歷程記錄」的「刪除」,勾選「Cookie」,點選「刪除」。
5.3)「一般」頁籤,點選「瀏覽歷程記錄」的「設定」,「檢查儲存的畫面是否有較新的版本」項選取「每次造訪網頁時」,點選二次「確定」。
5.4)關掉所有已開啟的IE,再重新登入系統。
6.登記桌點迴紋針,紙本附件封面內容為空白時,請送出文,馬上取消送出回來,再點迴紋針列印紙本附件封面。
7.紙本封面未顯示條碼時請重新安裝字型檔或移除Adobe軟體及安裝Adobe軟體。
7.1)刪除Windows\Fonts目錄下的「3 of 9 Barcode」條碼字型。
7.2)點選公文管理系統登入畫面上公文製作軟體「下載」,依步驟安裝。
7.3)若此方法無效,移除Adobe軟體及安裝Adobe軟體。
8.列印紙本附件封面不會有主旨及說明,請設定每次造訪網頁時。
8.1)點選IE工具列的「工具」,點選「網際網路選項」,點選瀏覽歷程記錄的「設定」,設選「每次造訪網頁時」,點選二次「確定」。
8.2)關閉所有IE,重新登入公文系統。
9.列印附件封面出現指令碼808錯誤訊息時請移除及重新安裝記分簿系統。
10.列印紙本附件封面出現「IE停止運作」訊息時,IE重設,若IE重設無效時,請移除所有的Adobe Acrobat,再安裝Adobe Acrobat。
11. 每位承、會辦人員於紙本「附件封面」必須簽名。
四、開啟附件相關作業。
1.無法開啟附件時,ActiveX控制項與外掛程式全設成「啟用」。
1.1)點選IE功能列的「工具」,點選「網際網路選項」,點選「安全性」,點選「信任的網站」,點選「預設等級」,左邊的「此區域允許的等級:全部」拉至最低。
1.2)點選「自訂等級」,重設為設成「低」,點選「重設」,出現「你確定要變更此區域的設定嗎?」,點選「是」。
1.3)安全性設定中,「ActiveX控制項與外掛程式」分類中的細項全設成「啟用」,點選「確定」,出現「你確定要變更此區域的設定嗎?」,點選「是」。
1.4)點選「套用」,點選「確定」,若只點選「確定」時,請關閉所有IE,再開IE。
2.無法開啟PDF檔案時,請移除Adobe軟體及重新安裝完整版的Adobe軟體。
3.開啟TIF檔案時只可看到一頁,無法看到其他頁之處理方法。
3.1)關閉已開啟之看圖軟體。
3.2)XP時:
3.2.1)開啟Windows檔案總管,點選功能列「工具」,點選「資料夾選項」,點選「檔案類型」頁籤。
3.2.2)點選「註冊的檔案類型」中「副檔名」為「TIF」、「檔案類型」為「TIF檔案」項,點選「變更」。
3.2.3)出現開啟檔案視窗,點選「Microsoft Office Picture Manager」二下。
3.2.4)點選「註冊的檔案類型」中「副檔名」為「TIFF」、「檔案類型」為「TIFF檔案」項,點選「變更」。
3.2.5)出現開啟檔案視窗,點選「Microsoft Office Picture Manager」二下。
3.2.6)點選「關閉」。
3.3)Win7時:
3.3.1)點選「開始」,點選「控制台」,點選「程式集」,點選「預設程式」,點選「建立檔案類型或通訊協定與特定程式之間的關聯」。
3.3.2) 點選「名稱」為「TIF」、「描述」為「TIFF影像」、「目前的預設值」為「Windows相片檢視器」項,點選「變更程式」。
3.3.3)出現開啟檔案視窗,點選「Windows相片檢視器」,點選「確定」。
3.3.4) 點選「名稱」為「TIFF」、「描述」為「TIFF影像」、「目前的預設值」為「Windows相片檢視器」項,點選「變更程式」。
3.3.5)出現開啟檔案視窗,點選「Windows相片檢視器」,點選「確定」。
3.3.6)點選「關閉」。
3.4)重開附件檔案。
4.開啟WORD檔後,無法將視窗最大化時之處理方法。
4.1)點選「開始」,點選「所有程式」,點選「Microsoft Office」,在「Microsoft office word版本」上按滑鼠右鍵,點選「內容」。
4.2)出現Microsoft office word版本內容視窗,點選「捷徑」,「執行」項設成「最大化」,點選「套用」,點選「確定」。
 
Q:
便條紙相關作業。104/08/10
A:
一、便條紙最多張貼500個字,只有固定畫面,無捲軸功能,可能因螢幕大小及顯示比例不同,無法看到「便條紙」全文。
二、發文備註的程式有問題,相關便條紙中不會顯示發文備註的便條紙。
三、總收來文為pdf掃瞄檔時,承辦人無便條紙功能。
四、便條紙類型:
1.個人存查:承辦人自己才可以看到內容。
2.直屬長官查看:承辦人的直屬長官及秘書才可以看到內容。
3.隨文傳送:簽文者都可以看到內容。
4.發文備註:提示文書組總發人員發文之相關事項,文書組總發人員、承辦人的直屬長官及秘書可以看到內容。
五、移動便條紙,便條紙不見了時,請退出公文管理系統,關閉所有開啟的IE,重新登入系統,系統會自動將便條紙重設回原位。
六、登記桌貼便條紙,點選「傳送」送離單位時,便條紙會被系統自動撕掉。
七、便條紙意見中「撕掉」、「刪除」鍵的差別?
撕掉鍵:主管跟貼上人員才能撕掉便條紙,系統會做記錄。
刪除鍵:文未送出,貼上人員才能刪除便條紙,系統不會記錄。
八、撕掉便條紙,未存檔,文送出時系統會自動存檔,若未存檔離開公文系統,系統會告訴您有異動資料,請執行存檔作業。
九、一級主管貼的便條紙,秘書可以撕「隨文傳送」之便條紙,直接將文送出單位,主管不必再簽名,但「直屬長官」之便條紙不可撕。
十、決行後之文,無法撕掉決行前貼的便條紙。
 
Q:
函復相關作業。104/08/10
A:
一、受文機關相關作業。
1.受文者必須由「選擇受文機關」中設定,不應該由外面的受文者欄輸入相關受文者資料。
2.受文者為學校同仁時,文會發至個人電子郵件信箱及單位OA信箱。
3.同一機關下有二個以上受文者時,第一個受文者由查詢中選取機關,其他點選「自行新增受文者」新增。
4.受文者為機關某人或其下屬單位時,查詢出受文機關,選取機關後,在「受文者名稱」欄位中的受文者名稱後面輸入相關資料。
5.受文機關太多時,輸入20個單位存檔一次,存至無法存檔時請與文書組聯絡。
6.新增收文單位時,郵遞區號系統設定為5碼,但國外郵遞區號為6碼時請將郵遞區號寫在地址欄。
7.自行新增受文單位點選「確認」後出現「存檔作業失敗」時是因受文者或地址有非big5碼造成,請刪掉非big5碼字,電話通知文書組及貼發文備註便條紙提醒文書組有缺字。
8.受文機關由系統中選取,點選存檔時出現「XML Error.系統錯誤:-2146697210」訊息及「XML是NullI或不是一個物件」訊息時請刪除受文者名稱內的括號再存檔。
9.點選「選擇受文機關」,出現「下載指定資源失敗」訊息是因使用者自行輸入主持人、出席者及列席者欄位,請刪掉主持人、出席者及列席者欄位資料,再點選「選擇受文機關」設定主持人、出席者及列席者。
10.預覽函稿時,郵遞區號、地址及受文者為空白是正常的,文書組對外發文時會補上資料。
二、函復相關作業。
1.函稿有多個受文單位且每個單位的附件內容都不一樣時請各別製作函稿。
2.存檔離開函後,要再編輯,請點選「公文製作作業」,點選「公文製作查詢」,設定查詢時間,點選「查詢」,找出函稿。
3.未決行之總收文必須在承辦人的公文待辦事項中才可以函復;已決行之總收文不必在承辦人的公文待辦事項中就可以函復。
4.已決行之總收文函復作法。
4.1)點選左邊「公文製作作業」。
4.2)點選「函復」。
4.2.1)條件點選「已決行」,下方會顯示已決行文。
4.2.2)選取要函復的文,變成橘色。
4.2.3)選擇格式點選「<空白格式>函稿」。
4.2.4)點選「編輯」。
4.3)出現函(稿)編輯畫面,系統會自動加入來文的主旨及說明,主旨及說明可以修改,若無出現主旨及說明內容時請重設IE。
4.4)確認系統有引用總收文,點選「附件」,點選「引用」,確認下方可以看到總收文文號。
5.外來文已簽核過許多單位,函稿改成密件方法。
公文已簽核過許多單位時,承辦人無法修改本文1的內容,請承辦單位主管執行下列動作。
5.1)刪除本文1的內容。
5.2)密等改為密件。
5.3)主旨改為「密不錄由」。
5.4)所有函稿及附件,列印為紙本,並依文書處理手冊彌封。
5.5)增加一紙本附件,說明為公文本文。
5.6)貼發文備註便條紙,表示有密件,文書組會知道如何發文。
6.總收文,主管簽過,回給承辦人刪本文,執行「解併函復稿」後,無法刪掉本文且目前所在位置欄為主管名字時,承辦人只要確定公文待辦事項總收文中已刪不要的本文即可送出。
三、恢復檔案下載的確認對話盒之處理方法。
1.若在下載檔案時,取消勾選「開啟這類檔案之前,一定要先問我」方塊,往後下載此類檔案時就不會出現「檔案下載」對話盒,而會直接進行下載並開啟檔案。
2.XP:點選「開始」,點選「執行」,出現「執行」視窗,輸入「regedit」,點選「確定」。 
3.Win7:點選「開始」,在「搜尋程式及檔案」中輸入「regedit」,按enter鍵。
4.出現「登錄編輯程式」視窗,點選「HKEY_CURRENT_USER」。
5.點選「Software」。
6.點選「Microsoft」。
7.點選「Windows」。
8.點選「Shell」。
9.點選「AttachmentExecute」,在它底下可以看到有組機碼:{0002DF01-0000-0000-C000-000000000046} 。
10.點選{0002DF01-0000-0000-C000-000000000046},在右邊就可以看到被解除警告的檔案類型,在要解除的檔案類型上按滑鼠鍵選刪除即可。
 
Q:
流程相關作業。104/08/10
A:
一、決行權責工作項目內容必須由秘書處修改,內容有更動時請與秘書處聯絡。
二、資料保留期限依決行權責編號決定。
三、決行權責編號只有承辦單位直屬長官及秘書才可修改,會辦單位不可修改。
四、承辦單位直屬長官未簽文之前,秘書可以修改決行權責,但承辦單位直屬長官簽辦後,只有承辦單位直屬長官可以修改決行權責,秘書不可修改。
五、若用他單位的決行權責編號,決行權責有「代判」字樣,則由他單位主管決行。
六、公文未輸入決行權責編號,文由校長決行,文進校長室前必須經過秘書處。
七、若承辦單位引用的決行權責編號同時必會單位亦是承辦單位時, 承辦單位不會走兩次流程。
八、輸入決行權責編號後,預設單位之流程必須全程跑完,不可刪除預設單位,如有特殊需求,請單位秘書與秘書處秘書討論,另新增決行權責編號。
九、若文欲提高決行層級,請使用者先提高層級後再加會單位,順序才不會有誤造成無法編排之結果。提高決行層級為校長時,秘書處名稱會為秘書室,文送出後,系統會更改為秘書處。
十、設定流程時,在決行層級後除了回承辦單位、文書組用印、文書組發文及單位歸檔單位,不可加會其他單位,系統才不會誤判尚有未會辦的單位,而使得決行層級無法決行。
十一、出現「指定的引數超出有效值的範圍,參數名稱2」訊息是因單位(例:文錙藝術中心)直屬校長管轄,決行權責編號設選「主管副校長」做決行時就會出現此錯誤訊息,解決方法是手動提高決行層級至校長。
十二、系統問題,設決行權責時不定時會發生「authentication of viewstate failed」訊息,請重設決行權責即可。
十三、出現「XML Error..reason:系統錯誤:-21466972505。」訊息是因系統太慢造成,請重設決行權責即可。
十四、決行層級為一級代判,預設流程中無其他會辦單位,要加入其他會辦單位流程時,請刪掉最後面的自己單位流程,加入會辦單位後,再點選「回承辦單位」。
十五、增加流程,出現「未知執行階段錯誤」訊息時請相容性檢視設定中新增tku.edu.tw。
十六、總收文,承辦人無法設決行權責之處理方法。
1.執行改分申請後,不可接著做取消送出動作。
2.承辦人開啟文,查看右邊「基本資料」中的承辦單位及承辦人為何?
3.若名字是自己時請洽聯合服務台。
4.若不是自己的名字時,請執行改分申請。
4.1)「基本資料」中的單位與實際承辦人單位相同時之處理方法。
4.1.1)承辦人勾選文,點選「改分申請」,出現「改分申請--網頁對話」視窗,輸入改分原因,點選「存檔」後送出。
4.1.2)登記桌點選「改分待辦區」,勾選文,點選「指定承會辦單位人員」指定人員,文送承辦人的公文待辦區。
4.2)「基本資料」中的承辦單位為一級單位,實際承辦單位為二級單位時之處理方法。
4.2.1)承辦人勾選文,點選「改分申請」,出現「改分申請--網頁對話」視窗,輸入改分原因,點選「存檔」後送出。
4.2.2)登記桌點選「改分待辦區」,勾選文,點選「改分申請」,點選「存檔」送至一級單位登記桌改分待辦區。
4.2.3)一級登記桌點選「改分待辦區」,勾選文,點選「指定承會辦單位人員」,指定二級單位登記桌,送出文。
4.2.4)二級登記桌在登記桌待辦區指定承辦人。
4.3)「基本資料」中的承辦單位與實際承辦單位屬於不同二級單位時之處理方法。
4.3.1)承辦人勾選文,點選「改分申請」,出現「改分申請--網頁對話」視窗,輸入改分原因,點選「存檔」後送出。
4.3.2)登記桌點選「改分待辦區」,勾選文,點選「改分申請」,點選「存檔」送至一級單位登記桌改分待辦區。
4.3.3)一級登記桌點選「改分待辦區」,勾選文,點選「指定承會辦單位人員」,指定給「基本資料」中的承辦單位,送出文。
4.3.4)「基本資料」中的承辦單位登記桌在登記桌待辦區指定給「基本資料」中的承辦人。
4.3.5)「基本資料」中的承辦人勾選文,點選「改分申請」,出現「改分申請--網頁對話」視窗,輸入改分原因,點選「存檔」後送出。
4.3.6)「基本資料」中的承辦單位登記桌點選「改分待辦區」,勾選文,點選「改分申請」,點選「存檔」送至一級單位登記桌改分待辦區。
4.3.7)一級登記桌點選「改分待辦區」,勾選文,點選「指定承會辦單位人員」,指定給實際承辦單位,送出文。
4.3.8)實際承辦單位登記桌在登記桌待辦區指定承辦人。
十七、簽註意見為空白且用憑證卡按決行傳送會出現「card_flag=1」訊息,按了確定後出現「驗證失敗,ticket+not+match」訊息,此為系統問題,程式尚未改好。
十八、「決行傳送」鈕為黑色時請設定相容性檢視設定。
十九、未簽辦的流程已無決行單位流程時請以加會方式加入決行單位流程,決行單位必須加會在承辦單位前面 ,決行者才會有決行鈕。
二十、會辦單位欲另外加會其他一級單位時,必須先設定在「擬加會單位清單」內,待一級主管簽名同意後,才會正式加入流程內。
二十一、會辦單位不可刪除及修改承辦單位的流程,只可加會單位,若要刪除承辦單位的流程,請會辦單位秘書執行退文,由承辦單位秘書刪除流程,承辦單位主管再簽辦一次。
二十二、退文相關作業。
1.不可以退文給比自己單位層級高的單位,只能用增設流程的方式送出。
2.一級主管或秘書退文時要選擇退文單位,二級單位主管退文時只能把文退給一級單位,再由一級單位主管或秘書執行退文給承辦單位或已經會辦過的單位。
3.退文時,系統會自動加回原承辦單位或會辦單位之流程,請特別注意流程是否正確。
4.退文後,流程流覽備註欄會加上「退回」或「送回」。
4.1)「退回」是指上級單位退所屬單位之用詞。
4.2)「送回」是指平行單位退文之用詞。
5.退文原因目前只能儲存100個中英文字,超長即無法儲存。
6.流程瀏覽中退文原因只會顯示很少的字數。
7.退回送回之文,重修訂好,送離單位後,紅色「退文原因」字樣即會消失。
8.秘書以退文方式退錯二級單位時,請退錯的單位退文至一級單位,秘書再退文至正確的單位。
9.二級單位退文,一級登記桌指錯給二級單位時,請指定的單位退文回一級單位。
10.文被退,出現「本文流程為送回」訊息,無法開啟文時請移掉Toolbar。
11.簽要退文,誤做改分申請時,請登記桌指定承辦人給主管或秘書,由主管或秘書退文。
二十三、一級單位人員創文,文直接送二級單位簽辦,先不經一級單位主管簽辦之方法。
1.設定決行權責編號,刪除預設流程中的一級單位主管及一級單位秘書流程。
2.新增二級單位流程在一級單位流程後面。
二十四、一級主管及秘書才可以修改一級單位內部流程。
1.點選「維護作業」,點選「單位內流程維護」,點選「新增」。
2.輸入「流程名稱」,輸入「流程描述」,點選左邊「單位內秘書」欄秘書名字及「主管」欄一級主管或一級副主管,調整右邊方框中流程順序,點選「存檔」,出現「作業完成」,點選「確定」。
二十五、判斷誰增刪流程的方法。
1.開啟文,點選「流程瀏覽」,點選「簽章方式」下的「檢視簽章內容」或「驗證簽章內容」,點選「流程瀏覽」,查看流程。
2.一筆一筆進行流程比對,就可知道誰有增刪流程。
3.驗證簽章內容: 只能驗證內容無誤,無法查看公文內容 。
4.檢視簽章內容: 除了驗證內容外,也可以檢視公文本文的內容。
5.以帳號密碼進入公文管理系統,系統會自動驗證此人是否有權限登入,故出現「驗證數位簽章無誤」是正確的 。
5.1)以帳號登入時,系統無法取得「個人簽章資料」,系統會先以「系統的簽章」(代表公文系統)來加簽,資料經過加簽的,具有簽章的4個精神。
5.2)驗簽時 若以帳號登入,即會以系統的憑證來驗簽。
5.3)無誤的意思是「資料沒有被竄改」。
二十六、判斷文是否已決行方法。
1.開啟本文,確認「基本資料」之「決行層級」欄之決行者為誰。
2.已決行文:「簽註意見」的「批示:」處會有決行單位、決行者姓名、日期及時間。
3.已決行文:流程瀏覽中的「備註」欄會有逕辦、代判或核定字樣。
3.1)逕辦:表二級單位主管決行的文,98/03/11刪除逕辦之工作項目。
3.2)代判:表一級單位主管和副校長決行的文。
3.3)核定:表校長決行的文。
4.點選「預覽列印」,第一頁的右邊會有數位騎縫章,第二頁的左邊會有數位騎縫章。
二十七、文已決行回創文單位,但尚須至文書組用印或文書組發文之處理方法。
1.登記桌必須指定給承辦人。
2.文書組用印時,承辦人開啟本文,點選「設定流程」,刪除未執行之流程,點選左下方的「文書組用印」,點選「回承辦單位」,檢查流程,點選「簽名且傳送」。
3.文書組發文時,承辦人開啟本文,點選「設定流程」,刪除未執行之流程,點選左下方的「文書組發文」,檢查流程,點選「簽名且傳送」。
4.登記桌勾選文,點選「簽收」,勾選文,點選「傳送」,已決行之文未控管流程,文可以不經主管簽辦送離單位。
二十八、決行者認為應提高層級做決行時由決行者點選「提陳」,改設層級較高者做決行。
二十九、總收文指定給秘書時出現「確定修改承辦人為xx單位(xx秘書)?訊息是因系統顯示訊息錯誤造成,不用理會此訊息,直接送出文,不會更改承辦人。
三十、主管已簽過,登記桌點選傳送,系統自動加入主管流程,文無法送離單位時,登記桌請取消送出文,開啟本文,點選設定流程,刪掉主管流程,在本文中傳送,不要在登記桌待辦事項中點選傳送。
三十一、選取文送離單位,在畫面未更新就再勾選文指定承辦人時會發生前文傳送至指定承辦人的待辦中,此為另類的重整畫面,避免發生此問題,當文送出後,必須等系統自動重整畫面後再做下一動作。
三十二、出現「請確認所選的文己簽收(若有併文,請確認相關併文是否己簽收)﹗﹗」訊息,表示有紙本附件未做手動簽收動作,確定有收到紙本附件時,勾選文,點選「簽收」。
三十三、出現「XXXXXX號,主管未簽核,不可送出﹗」訊息之處理方法。
1.未決行文,限制主管一定要有簽名才可送離單位,其他人未限制。
2.檢查「簽註意見」欄是否有主管的姓名,若無表示主管未簽名。
3.點選「流程瀏覽」,檢查主管「己辦理」欄是否為勾勾,若不是表示主管未簽名。
3.1)「己辦理」欄「圈圈」表示簽文時只點選「傳送」。
3.2) 「己辦理」欄「勾勾」表示簽文時有「簽名」。
4.主管未簽名時,請指定承辦人或用取消簽收及取消送出方式送回給主管簽文。
5.主管有簽名,請檢查流程瀏覽中登記桌流程是否重複二次,登記桌送出文後,畫面未更新前做重整晝面的動作會產生此現象,請與聯絡聯合服務台,由系統負責人處理異常流程。
三十四、出現「未決行之公文不可送單位歸檔」訊息時,請點選「設定流程」,加決行單位流程或點選「回承辦單位」,點選「傳送」。
三十五、「承(會)辦人員」名字理應紀錄實際送出人員的名字,但由於系統有點問題,一直紀錄第一次簽收人員的名字,因此若有第一次簽收公文之登記桌人員與送出人員不一樣時,就會發生登記桌「承(會)辦人員」欄位的名字非實際送出者的名字。
三十六、列印單位送文單相關作業。
1.公文必須送離單位才可以列印單位送文單。
2.設定查詢時間時請縮小時間的區間。
3.點選「列印單位送文單」,畫面非送文單畫面時請ActiveX控制項與外掛程式全設成「啟用」及公文製作軟體重新安裝。
三十七、公文逾期相關作業。
1.有逾期文時可以執行展延申請,延長辦文時間。
2.稽催作業說明。
2.1)公文之限辦天數:最速件1日、速件3日、普通件6日,並以「隔工作日」為計算標準。
2.2)公文管理系統顯示速別顏色:最速件紅色、速件藍色、普通黑色、逾期綠色。
2.3)各單位辦文天數:以進入一級單位登記桌起算,出一級單位登記桌結束。
2.4)稽催對象:收創單位之承辦人。
2.5)稽催頻率:每天。
3.公文辦理期限的計算方式。
3.1)所需天數扣除例假、紀念日及節日,以實際處理天數計算。
3.2)總收文之天數計算:以收文登錄次工作日起算至決行日。
3.3)簽、會議紀錄陳閱單之天數計算:以取號次工作日起算至決行日。
4.稽催方式。
4.1)2天後將逾期的公文發「預警通知」、逾期的公文發「逾期通知」。
4.2)以OD公文管理系統登入後即時警示。
4.3)以OA辦公室自動化系統郵件功能通知承辦單位。
4.4)一級單位(含以上)可隨時查看所屬單位簽會辦公文之情形。
5.掛在單位收文登錄中的公文不會被稽催,收下來之文未掛文號不會稽催,但收下來之文有掛文號會被稽催。
6.公文逾期,開公文系統無訊息通知時請移除Toolbar軟體。
7.因簽辦人員未補數位簽章,文無法歸檔時,請未補數位簽章者補數位簽章,若簽辦人員不辦自然人憑證,只能待系統完成由「直屬主管代為補簽章」之功能後,才能解決「歸檔稽催」。
三十八、使用者相關資訊說明。
1.您有N個身分:表示除了本職外,另外有(N-1)個兼職,總計有N個身分,點選左上方「單位」處下拉功能可以改選其他身分。
2.共有M件公文待辦:表示N個身分總計還有M件公文,若在本職的待辦事項中沒有M件公文,表示兼職的身分有公文待辦。
3.登記桌有X件公文待處理:表示登記桌身分有X件公文待處理。
4.單位歸檔有X件公文待處理:表示在歸檔作業中的單位歸檔有公文需要歸檔。
5.校內電子文有X件公文:表示在單位收文作業中的單位收文登錄有公文需要收文。
6.下一流程未簽收(Y筆):為避免下一流程一直未簽收處理公文,影響公文辦文時效,因此在公文送出後,可按此連結查核下一流程尚有那些單位未處理您送出的公文。
7.為能知道那一兼職單位有待辦的公文,可將滑鼠移到待辦事項累計件數資訊上,會有提示顯示更詳細的資料。
 

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